Postavljanje ciljev v organizaciji in vloga vodje

01.02.2022

Ljudje skozi življenje stremimo k različnim ciljem, k majhnim in velikim, v službi in v zasebnem življenju. Cilje si najpogosteje postavljamo na začetku poti ali ob večjih prelomnicah, kot so začetek novega leta, začetek novega projekta in ob drugih osebnih ali poslovnih prelomnicah. Tudi delovne organizacije sledijo določenim ciljem, ki so bili tehtno zastavljeni in h katerim naj bi stremeli tudi vsi zaposleni. Cilje lahko določamo za nadaljnji teden, mesec, pol leta ali celo leto. Na koncu opredeljenega obdobja preverimo, ali smo cilje dosegli in kakšna je bila pot do dosežka.

Kaj so cilji, zakaj jih je potrebno v organizaciji imeti ter kakšna je pri tem vloga vodij si lahko preberete v nadaljevanju.

Kaj so cilji in zakaj bi jih morali v organizaciji imeti?

Cilj lahko opredelimo kot stanje, ki ga želi organizacija v določenem času doseči. Ločimo kratkoročne in dolgoročne cilje. Kratkoročni cilji so tisti, ki jih lahko izmerimo in dosežemo v kratkem časovnem obdobju. Dolgoročne cilje pa sestavlja množica kratkoročnih.

Postavljeni cilji služijo kot kompas celotni organizaciji, saj jo vodijo in usmerjajo, olajšajo načrtovanje (kratkoročnih ciljev), motivirajo zaposlene in pomagajo pri nadzoru ter evalvaciji dela. Zastavljeni cilji vplivajo tudi na učinkovitost posameznih zaposlenih. Sporočajo namreč katere naloge so bolj in katere manj pomembne ter s tem tudi katerim nalogam naj se zaposleni prej posveti. Doseganje zahtevnejših ciljev je za zaposlene lahko tudi motivirajoče, saj zahtevajo veliko več vloženega truda, vztrajnosti in znanja kot enostavnejši cilji.

Kakšna je vloga vodij?

Vodje so običajno tiste, ki postavljajo letne cilje v organizaciji, zato je njihova naloga, da zastavljene cilje predstavijo svojim zaposlenim na razumljiv način. Zastavljenih ciljev ne sme biti preveč, saj morajo vse osebe v organizaciji te cilje poznati in jim slediti. Če je ciljev preveč, se bo njihov namen enostavno izgubil. Pomembno je, da si vsak vodja vzame čas in svojim zaposlenim predstavi cilje. To lahko izvede v obliki individualnih ali skupinskih sestankov, na katerih tudi z vsakim posameznim zaposlenim določi in opredeli njegove individualne cilje, s katerimi bo zaposleni pomagal k doseganju organizacijskih ciljev. Pri postavljanju teh individualnih ciljev je pomembno upoštevanje tudi posameznikovih želj po strokovnem in osebnem napredku.

Druga pomembna naloga vodij je tudi stalni pregled nad izpolnjevanjem zastavljenih ciljev, tako svojih lastnih kot ciljev zaposlenih. Zgolj enkratletni pregled realizacije ciljev ne zadošča. Za uspešno uresničevanje je potrebno napredek v doseganju ciljev preveriti vsaj enkrat na tri mesece. Ni potrebe po tem, da bi ta pregled vzel veliko časa. Lahko ga opravite s kratkim sestankom s svojimi zaposlenimi, kjer se pogovorite o tem, kaj jim ustreza in kaj ne, ali pa preko spletne ankete. Pri uporabi slednje se morate prepričati, da vaši zaposleni anketo tudi dejansko izpolnijo, saj boste sicer ostali brez pomembnih informacij.

Tekom celotnega procesa uresničevanja ciljev je ključna transparentna in jasna komunikacija tako s strani vodij kot zaposlenih. Zlasti je pomembna natančna in takojšnja povratna informacija s strani vodij, saj brez nje zaposleni ne more spremeniti svojega vedenja.

Kako si postavimo cilje in kaj so torej dobri cilji?

Preden začnemo postavljati cilje, identificiramo potrebe delovne organizacije, timov in posameznikov v delovni organizaciji ter strank. Glede na določene potrebe, identificiramo izzive, ki bi jih radi premagali v prihodnosti in si postavimo cilje. Cilji predstavljajo stanje, ki ga želimo doseči.

Še posebej pri večjih ciljih, h katerim bomo stremeli več časa, je pomembno, da si na poti do cilja zastavimo vmesne korake oziroma majhne cilje, ki nas bodo vodili do končnega cilja. Vmesni cilji nam omogočajo merjenje napredka in zmanjšujejo verjetnost odlašanja, saj nas usmerjajo na poti do cilja. Prav tako se ob vsakem majhnem dosežku počutimo izpolnjeno, je pa tudi potrditev, da smo na pravi poti, da dosežemo končni cilj.

Ena izmed najučinkovitejših in najpopularnejših metod postavljanja ciljev je metoda SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound). Po metodi SMART morajo biti cilji specifični, merljivi, dosegljivi, realen in časovno določeni. Za vse cilje, zlasti pa kratkoročne, je smiselno, da se jih postavlja z upoštevanjem modela SMART. To pomeni, da je cilj:

• S – specifičen (angl. specific), torej dobro opredeljen, jasen in nedvoumen,
• M – merljiv (angl. measurable), torej z določenimi kriteriji za merjenje napredka,
• A – dosegljiv (angl. achievable), torej se ga lahko doseže, ne presega zmožnosti in razpoložljivih virov,
• R – realističen (angl. realistic), torej realen in v skladu z namenom,
• T – časovno omejen (angl. time limited), torej z natančno določenim trajanjem, vključno z začetkom in koncem.

Ocenimo, kako uspešni smo pri doseganju ciljev

Ko si postavimo cilje, premislimo, kako jih bomo dosegli. Morda bomo morali za dosego cilja spremeniti svoje navade, ali pa se kaj novega naučiti. Ko določimo metode, ki jih bomo sledili na poti do cilja, je pomembno, da določimo tudi, kako bomo merili napredek. Z merjenjem napredka samim sebi omogočimo, da spremljamo, kako uspešni smo pri doseganju ciljev ter ali se cilju približujemo.

Če ugotovimo, da nas izbrana pot ne vodi do zastavljenega cilja, ponovno premislimo, s katerimi drugimi načini bi lahko dosegli cilj. Če nas določena metoda dela ne vodi do cilja, jo je potrebno zamenjati za bolj uspešno. Če nismo prepričani, katera pot do cilja bi bila najbolj uspešna, lahko poskusimo različne načine dela. Vsak način dela naj bo kratko časovno omejen, po vsaki uporabi določenega načina pa presodimo, ali nas je ta pripeljal bližje k cilju.

Pomembno je, da ob pravem času ugotovimo, da ne napredujemo proti cilju, saj nam to omogoči, da spremenimo način dela in cilj vseeno dosežemo v zastavljenem časovnem roku. Ko odkrijemo uspešno metodo, jo moramo kot tako tudi prepoznati in jo po potrebi v prihodnosti ohranjati, da kontinuirano dosegamo zastavljene cilje.

 

Postavljanje ciljev v praksi

V velikem podjetju na Nizozemskem vsako leto postavimo cilje podjetja (OKRs: Objectives and Key Results), ki jih nato poskušamo uresničiti v različnih enotah podjetja in po različnih timih. Glede na cilje podjetja določene v novem letu si tudi kadrovniki v podjetju postavimo skupne HR cilje. Vsaka HR ekipa nato premisli, kako vsak projekt ali delovna naloga, ki jo izvajajo člani ekipe, pripomore k doseganju ciljev. Z uspešno zaključenim projektom tako vsak delovni tim prispeva k uresničitvi in doseganju HR ciljev, s tem pa tudi k ciljem podjetja.

OKR pri nas predstavljajo letne cilje, zato se v različnih kadencah (obdobjih, npr. mesecih) usmerimo na različne cilje in delovne naloge. Na kadrovskem oddelku se bomo v prvi polovici leta posvetili štirim od petih ciljev podjetja v letu 2022 (trije cilji bodo celoletni). Projekte, ki niso povezani z zastavljenimi cilji, bomo zaenkrat opustili oziroma dali na čakanje. Čez tri mesece, to je na polovici zastavljenega obdobja, bomo preverili, ali smo na pravi poti do ciljev ter ovrednotili, kako daleč smo pri doseganju ciljev – koliko vmesnih korakov smo že prehodili in koliko majhnih ciljev smo že dosegli.

Če določena ekipa ali celoten kadrovski oddelek ugotovi, da mu načrtovani ali izvedeni projekti in načini dela ne pomagajo na poti do cilja, je to nova priložnost, da opredelimo, kako bomo cilj dosegli. Na koncu leta bomo ponovno ovrednotili naše dosežke v letu 2022. Presodili bomo, kako so nam dosežki pomagali na poti do zastavljenih ciljev in ovrednotili, ali smo cilje dosegli. Če ciljev ne dosežemo, se ti ponavadi premaknejo v naslednje leto, čeprav mnogokrat nekoliko spremenjeni, da se skladajo z vizijo podjetja. Na koncu leta prav tako presodimo, kateri cilji niso več relevantni glede na trenutne trende na trgu dela ter v našem podjetju. Nerelevantne cilje odstranimo iz dnevnega reda.

Ajda Novak in Katrin Češčut