Kako lahko zaposlene podpiramo pri uspešnemu usklajevanju poklicnega in zasebnega življenja?

23.03.2022

Ker živimo v družbi, ki je osredotočena na produktivnost in delovno učinkovitost, je usklajevanje zasebnega in poklicnega življenja trenutno eden od najpogostejših stresorjev. Pogosto se zgodi, da zaposleni ne znajo dobro uskladiti dela z družino in prostim časom, zato začnejo prioritizirati eno izmed obeh. To vodi v poslabšane družinske odnose, neproduktivnost na delovnem mestu, izgorelost in slabše duševno in fizično zdravje.

Po drugi strani pa raziskave kažejo, da je uspešno usklajevanje osebnega življenja in delovnih obveznosti povezano z nižjim nivojem stresa, večjo učinkovitostjo pri delu, boljšim razpoloženjem in višjim zadovoljstvom zaposlenih. Več o koristih usklajevanja dela in prostega časa lahko preberete, če sledite tej povezavi.

Kot vodje in kot organizacija tudi sami nosimo del odgovornosti za spodbujanje zaposlenih in ustvarjanje pogojev, ki omogočajo uspešno usklajevanje poklicnega in zasebnega življenja. V nadaljevanju bom predstavila nekaj uspešnih primerov iz prakse v različnih podjetjih, v katerih sem delala.

Kako lahko kot organizacija zaposlene podpiramo pri uspešnemu usklajevanju poklicnega in zasebnega življenja?

1) Ponudimo skrajšani delovni čas, npr. 36 ali 32 ur na teden

Mnogi zaposleni si želijo, da bi lahko delali 6 ali 7 ur na dan, ali pa da bi bili eno popoldne na teden prosti. Kot delodajalec lahko tako fleksibilnost tudi ponudimo. Pri tem je pomembno, da z zaposlenim vnaprej določimo, kdaj bo prost in kdaj bo delal, da lahko načrtujemo timsko delo, sestanke in druge skupinske aktivnosti.

V Nizozemskem podjetju imamo v ožjem timu eno sodelavko, ki dela 36 ur na teden. Z našo vodjo se je dogovorila, da je vsak četrtek popoldne prosta in dela samo polovico delovnega dne. Četrtkovo popoldne zato uporabi za druženje z otroki, nakupovanje, obisk zdravnika ali za druge opravke.

2) Omogočamo fleksibilen delovni čas

Nekoliko drugačna oblika fleksibilnega dela je fleksibilnost pri izbiri časa dela. Zaposlenim lahko pustimo proste roke pri izbiri, kateri čas v dnevu bodo delo opravili. Vsak zaposleni je namreč edinstven – nekateri se počutijo najbolj produktivni zjutraj in dopoldne, spet drugi popoldne ali ob večerih. Če zaposlenim dovolimo oziroma jih celo spodbudimo, da sami izberejo čas dela, s tem podpiramo tudi njihovo učinkovitost pri delu in usklajevanje zasebnega in delovnega življenja.

Zaposleni v taki delovni organizaciji se lahko tudi odloči, da bi delal nekaj ur zjutraj, nato pa si vzel nekaj-urni odmor za kosilo ali druge aktivnosti (npr. obisk fitnesa ali sprehod), in nadaljeval z delom popoldne. Takšna fleksibilnost ima veliko pozitivnih učinkov na zaposlene; v raziskavah so poročali o povečani kreativnosti in produktivnosti zaposlenih, višjemu blagostanju, zadovoljstvu z delom ter večji motivaciji in zavzetosti zaposlenih.

Ko zaposlenim ponudimo fleksibilen delovni čas je pomembno, da vnaprej določimo nekaj ur, ko morajo biti vsi zaposleni na voljo – npr. med 10. in 12. uro dopoldne, ali pa med 14. in 16. uro popoldne. Vnaprej za zaposlene tudi vzpostavimo pričakovanje, da se bodo udeleževali dogovorjenih sestankov.

3) Zaposlenim omogočimo izbiro prostora za opravljanje dela

Zaposlenim prepustimo izbiro, da se sami odločijo, kje želijo delati. Nekaterim zaposlenim je zelo pomemben socialni vidik dela in zato raje delajo v pisarni; drugi pa imajo občutek večje delovne učinkovitosti pri delu od doma, zato jim dopustimo, da sami izberejo, kje želijo delo opravljati. Zaposlenim lahko ponudimo tudi delno fleksibilnost delovnega mesta ter poudarimo pomen tima in vodje pri izbiri prostora za opravljanje dela. Tako lahko tim izbere tudi en ali dva dneva na teden, ko bodo vsi sodelvaci v timu delali v pisarni. Na tak način organizacija tudi spodbuja sodelovanje med zaposlenimi.

Velik trend, ki trenutno privlači kandidate, je tudi omogočanje opravljanja dela iz tujine. Mnoga podjetja, med drugim tudi podjetje na Nizozemskem, v katerem sem zaposlena, ponuja določeno obdobje (med enim in tremi meseci), ko lahko delo opravljamo iz tujine, npr. iz druge evropske države ali države, iz katere izhajamo. Ta praksa pritegne sveže kandidate, izboljša blagovno znamko podjetja in podaljša zadržanje zaposlenih.

Kako lahko kot vodje zaposlene podpiramo pri uspešnemu usklajevanju poklicnega in zasebnega življenja?

a. Med vikendi zaposlenih ne kličemo ali jim pošiljamo e-mailov

Vikendi so čas za prostočasne dejavnosti, hobije, zase in za družino. Zaposlenim najboljše pokažemo, da spoštujemo njihovo pravico do prostega časa tako, da jih med vikendom ne motimo s pošiljamjem »nujne« e-pošte ali jih kličemo glede delovnih nalog in obveznosti. Vikend je čas, da se zaposleni odpočijejo in obnovijo svoje vire energije, da lahko v ponedeljek s polnimi močni ponovno zaženejo delo.

Prav tako lahko zaposlene spodbudimo k temu, da med vikendom ugasnejo službene telefone in izklopijo službeni elektronski naslov. Tako bo njihovo obdobje počitka bolj polno in si bodo lažje nabrali moči za začetek delovnega tedna. K temu nas spodbuja tudi naša vodja, ki ob petkih včasih tudi predlaga zgodnji vikend. To pomeni, da delo zaključimo dve do tri ure prej kot ponavadi, da se za nas začne »zgodnji vikend«.

b. Spodbujamo zaposlene, da dobro načrtujejo svoje delo in čas

Zaposlene spodbujamo in podpiramo pri načrtovanju dela in učinkovitem razporejanju časa. Nekateri zaposleni bodo morda pri načrtovanju dela in časa potrebovali tudi pomoč, npr. skupno prioritizacijo delovnih nalog ali projektov, ali pa predstavitev strategije, ki jim pomaga ustrezno razporejati s časom. Ena izmed takih strategij je blokiranje časa v službenem koledarju za delo, da ga sodelavci ne zasedejo za sestanke. Prav tako si lahko zjutraj vsak dan blokiramo eno uro v delovnem koledarju, ki jo uporabimo kot pripravo na dan in na sestanke ter na pregled in odgovarjanje na e-pošto.

Obenem moramo zaposlene kot vodje podpirati pri pravočasnem zaključku delovnega dne – za nadure jih prosimo, če jih res nujno potrebujemo in nikakor ne dovolimo, da bi nadure postale navada. Pri tem je pomembno, da se zavedamo svoje vloge kot vodje in tega, kakšen vzgled pri delovnih navadah postavljamo zaposlenim. Tudi sami moramo pravi čas zapustiti delovno mesto, si vzeti dovolj pogoste odmore in si dovoliti počitka med vikendi ter po delu.

c. Jasno postavimo pričakovanja glede opravljanja dela

Kot vodja je zelo pomembno, da jasno postavimo pričakovanja glede izpolnjevanja delovnih obveznosti, časa dela, fleksibilnosti dela in pričakovanja glede nadur oziroma odzivnosti po koncu delovnega dne. Zaposlenim jasno sporočimo, kako naj ravnajo v primeru prevelike količine dela, podaljšanja delovnega časa, ali pa opravljanja dela v prostem času. Poleg postavljanja pričakovanj zaposlenim tudi sporočimo, da smo na voljo za vprašanja ali pogovor o delovnih nalogah ali količini dela.

Pri fleksibilnem delovnem času in možnosti opravljanja dela od doma je še posebej pomembno, da zaposlene povprašamo, ali so zadovoljni z delom in količino dela, ki jo imajo ter kako skrbijo zase in za svoje zdravje. Tako lahko tudi z večjo verjetnostjo poskrbimo za dovolj zgodnje ukrepanje, če presodimo, da je potrebno.

d. Spodbujamo odklop in postavljanje mej

Tako kot v romantičnem razmerju moramo tudi v delovnem razmerju postaviti določene meje. Te meje so seveda nekoliko drugačne za vsakega zaposlenega, pomenijo pa mejo med delom in prostim časom, med delom in časom zase ter za družino. Moja meja je, da si službene e-pošte ne nalagam na osebni računalnik ali na mobitel ter da po zaključku dela službeni računalnik pospravim v torbo ter jo odnesem v omaro. Tako poskrbim, da se lahko fizično in mentalno odklopim ter posvetim stvarem v osebnem življenju.

Pomembno je tudi, da sodelavce v timu ozaveščamo o pomenu prostega časa in dopustu ter jih spodbujamo, da si vzamejo čas zase in svoje najdražje, da postavijo svoje zdravje in blagostanje na prvo mesto. Le spočiti in zadovoljni zaposleni, bodo namreč zmogli današnje delovne pritiske in uspešno ter učinkovito opravljanje svojega dela.

Kako pa vi podpirate vaše zaposlene pri usklajevanju dela in zasebnega življenja?

 

Ajda Novak