Onboarding – ključen za uspešno integracijo ali nepomemben?

28.04.2022

Onboarding je proces uvajanja in usposabljanja, ki ga izvede delovna organizacija, da se novo zaposleni privadi na novo vlogo in delovno mesto. Preko onboardinga zaposleni hitreje in lažje razumejo svojo vlogo v podjetju, pričakovanja na delovnem mestu in kulturo podjetja.

Onboarding je za delovne organizacije in novo zaposlene pomemben predvsem zato, ker je povezan z mnogimi pokazatelji kasnejše uspešnosti na delovnem mestu. Uspešen onboarding zmanjša fluktuacijo zaposlenih ter poveča pripadnost, angažiranost in motiviranost zaposlenih.

Raziskave kažejo, da novi zaposleni potrebujejo v povprečju 12 mesecev, da iskažejo polni potencial v novi vlogi. Mnoge delovne organizacije tako storijo že prvo napako: večina jih meni, da onboarding poteka prvi teden ali prvi mesec po cačetku dela, v resnici pa bi moral trajati vsaj eno leto. Nekateri zaposleni zato preuranjeno zapustijo delovno organizacijo.

Vloga sodelavcev in vodje pri onboardingu

V onboarding novo zaposlenega naj se vključi več zaposlenih: vodja, sodelavci in kadrovski strokovnjak. Med sodelavci lahko novo zaposlenemu dodelimo prijatelja – nekoga, ki mu bo pomagal pri vsakodnevnih vprašanjih ali pa ga bo znal usmeriti do oddelka ali osebe, ki mu bo lahko pomagala. Študija, ki so jo izvedli v podjetju Microsoft, je pokazala, da je več kot polovica novo zaposlenih, ki jim je bil dodeljen prijatelj na delovnem mestu, poročala, da so bili zaradi nove povezave bolj produktivni.

Zelo pomembno vlogo v onboardingu imajo tudi vodje, saj so mnoge raziskave pokazale, da so novo zaposleni proces onboardinga ocenjevali 3,4-krat boljše, če so bile vanj vključene tudi vodje. Vodje lahko vključimo tako, da z novo zaposlenim organiziramo spoznavni sestanek pred začetkom dela ter vodjam pomagamo organizirati redne sestanke, namenjene povratni informaciji ter načrtovanju nadaljnjega razvoja zaposlenega.

Načrtovanje onboardinga in časovnica

V nadaljevanju bom predstavila nekaj aktivnosti, za katere menim, da predstavljajo pomemben del onboardinga. Razvrstila jih bom po časovnem redu glede na čas, ko naj bi do njih prišlo. Osrednja točka bo prvi delovni dan, ki se ga mnogi zaposleni še dolgo spomnijo.

Pred prvim delovnim dnem

Onboarding začnemo še pred prvim uradnim delovnim dnem, da zaposlenega motiviramo za prihod na novo delovno mesto, obenem pa mu tako pokažemo, da ga že pričakujemo. Pred prvim delovnim dnem zaposlenega še ne utrujamo z delom, usposabljanjem ali pripravami na delovne naloge, ampak s kratkimi sporočili poskrbimo, da spozna menedžerja in tim.

Pred prvim delovnim dnem lahko po potrebi uredimo tudi prevzem tehnične ali druge opreme, npr. računalnika in službenega telefona. To lahko uskladimo tudi z željami in potrebami zaposlenega – nekateri se na tak način počutijo pripravljeni na prvi delovni dan, drugi pa bi tehnično opremo raje prevzeli šele na prvi dan dela.

Prvi dan dela

Prvi dan dela naj se, če je le možno, prične v pisarni, na lokaciji. Pri delu na daljavo namreč veliko težje vključimo zaposlenega v nov tim in ustvarimo pristen odnos. Začetek dela lahko tako izkoristimo tudi za vodenje novega zaposlenega po pisarnah in drugih pomembnih točkah (npr. mu pokažemo kavarno, kantino, kadrovsko službo).

Če je le možno, naj prvi dan novo zaposleni spozna tudi svojega vodjo, saj bo tako razvil večjo pripadnost podjetju in se bo počutil bolj cenjenega in motiviranega. V odmoru povabite zaposlenega na kosilo, kjer lahko spozna tudi druge sodelavce in člane tima. Tako lahko že od prvega dne postopno gradimo zaupanje in sodelovalne odnose.

Prvi dan damo zaposlenemu tudi vse pomembne vire informacij, organiziran lahko imamo tudi uvodni program. V uvodnem programu organiziramo kratka predavanja ozrioma delovnice, v katerih predstavimo različne oddelke ali področja dela, vrednote podjetja, način dela, pravila in delovne norme, delo od doma, ugodnosti zaposlenih in podobno.

Prvi teden in prvi mesec dela

V prvem tednu novo zaposlenega spoznamo s kulturo in vrednotami podjetja, mu predstavimo etnične smernice ali (pol)letne cilje, ki jih v podjetju zasledujemo. Jasno postavimo pričakovanja ter zaposlenemu predstavimo njegove delovne naloge in obseg dela. Če je le možno, v procesu uvajanja zagotovimo tudi job shadowing, da se lahko novo zaposleni standardne postopke in delovne naloge priuči od uspešnega sodelavca. Onboarding seveda primerno prilagodimo delovnemu mestu novo zaposlenega.

Zaželjeno je, da predvsem na začetku zaposlitve zaposlenemu omogočimo tedenska srečanja z vodjo, na katerih mu damo priložnost, da deli svojo izkušnjo ali postavi vprašanja, obenem pa jih lahko uporabimo za konstruktivno in pravočasno povratno informacijo o njegovem delu, učenju in napredku.

Prvo leto dela

Prvo leto je namenjeno usposabljanju za opravljanje dela ter pridobivanje specifičnih kompetenc, ki so potrebne ali zaželjene za uspešno opravljanje dela. Večinoma potrebujejo novo zaposleni namensko in načrtovano usposabljanje in učenje, tudi ko že obvladajo osnovne naloge in obveznosti. Z zaposlenim zato oblikujemo načrt razvoja in učenja, lahko na tedenskih srečanjih z vodjo, kjer lahko zaposleni izrazi svoje interese ter primanjklaje in tako oblikuje nadaljnje učenje na delovnem mestu.

V prvem letu dela lahko na dva ali tri mesece novo zaposlenim pošljemo kratek spletni vprašalnik, s katerim ugotavljamo, kako se znajdejo na novem delovnem mestu, kaj dodatnega potrebujejo, kakšna je njihova motivacija, pripadost podjetju in podobno. Na tak način lahko pravočasno zaznamo tudi, ali kateri od zaposlenih potrebuje dodatno pomoč ali dodatne informacije in pravočasno posredujemo.

Moja izkušnja – najboljši in najslabši deli onboardinga

V nadaljevanju bom primerjala nekaj praks različnih podjetij, v katerih sem delala ter prikazala, zakaj so bile nekatere prakse bolj uspešne in cenjene od drugih.

V IT podjetju na Nizozemskem sem pred prvim delovnim dnem nekajkrat prejela SMS sporočila od vodje, v katerih je izrazila, kako se veseli, da bom kmalu začela delati v njihovem timu ter mi dala priložnost, da jo kontaktiram in postavim kakršnakoli vprašanja. Zaradi tega sem se počutila pričakovano in cenjeno, obenem pa tudi motivirano, da z delom že končno začnem. Prejela sem tudi nekaj SMS sporočil od podjetja, ki so vsebovala povezave do spletne strani z vrednotami in kulturo podjetja ali pa zabavne vprašalnike, za katere sem kasneje izvedela, da so bili odgovori deljeni z vodjo in s timom, da so me tako boljše spoznali še pred uradnim začetkom dela. Pred prvim delovnim dnem sem imela tudi kratek polurni sestanek z novim timom v IT podjetju, kjer sem lahko spoznala bodoče najožje sodelavce. Poleg tega, da sem se počutila vključeno in motivirano, mi je bilo lažje tudi prvi delovni dan, saj sem nekaj obrazov že poznala.

V farmacevtskem podjetju sem pred začetkom dela prevzela računalniško opremo. Za prevzem sem se dogovorila v terminu, ki mi je ustrezal ter se v prostorih podjetja dobila z računalničarjem, ki mi je predal tehnično opremo, obenem pa mi pomagal s prijavo v programe ter dal začetna navodila. Prav tako mi je računalničar pokazal, kako lahko delam od doma z uporabo oddaljenega dostopa. V IT podjetju na Nizozemskem pa sem računalnik prejela šele na prvi dan službe, le z zapisanimi navodili, kako naj si ustvarim uporabniški račun in dostopam do e-pošte, ostalo pa je bilo prepuščeno meni sami ter milosti mojih novih sodelavcev. To se je izkazalo kot nekoliko manj uspešna možnost, saj sem predvsem prvi dan zaradi tega doživela nekaj več stresa in frustracij, začetek pa je bil zato nekoliko težji.

Prvi dan dela sem v farmacevtskem in IT podjetju začela v prostorih delovne organizacije, za kar sem bila zelo hvaležna. Menim namreč, da tako veliko lažje spoznam sodelavce in ustvarim prve stike in osnove za kasnejše prijateljske odnose. Pred poslovno stavbo sta me v obeh izkušnjah pričakali mentorici in mi pokazali pot do pisarne. Na prvi dan so mi tako sodelavci razkazali delovni prostor, pisarno in drugo okolje, npr. kantino, prostore kadrovske službe, predstavitev hišniku, računalniški oddelek ...

Prav tako so me prvi dan (pravzaprav prvih nekaj dni) tim in drugi sodelavci povabili na kosilo, zaradi česar sem se lažje vključila in navezala stike. V IT podjetju me je mentorica skozi prvi teden sistematično predstavila sodelavcem na oddelku in mi tako pomagala navezati stike. Dobro je imeti v mislih, da je novo zaposleni prvi dan deležen ogromno informacij in novih obrazov, zato je smiselno spoznavanje in tudi informacije enakomerno porazdeliti v prvih nekaj dni ali tednov po začetku dela. Uporaben je lahko tudi e-priročnik z najpomembnejšimi informacijami in viri (npr. informacije o najpogosteje uporabljenih načinih komunikacije, vrednotah, etičnem kodeksu, zemljevid poslopja, uporabne telefonske številke).

Srednja in večja podjetja imajo ponavadi prvi dan ali teden v mesecu uvodni program za vse novo zaposlene, v katerem novim delavcem predstavijo vizijo podjetja, kulturo in vrednote, različne oddelke in načine dela, predstavitev ugodnosti in proces koriščenja ugodnosti, dopust, kako zabeležiti bolniško odsotnost in smernice za delo od doma. Zaradi pandemije sem imela v obeh večjih podjetjih uvodni program preko spletnih virtualnih orodij, zato je bilo spoznavanje sodelavcev oteženo. Če je le mogoče, menim da bi bil uvodni program v živo bolj učinkovit in uspešen začetek poti v podjetju. Tako bi zaposleni lažje začeli mrežiti.

Prvi mesec naj bi bil namenjen predvsem uvajanju in usposabljanju, postopnemu prevzemanju dela in delovnih nalog ter spoznavanju sodelavcev. V timu imamo trikrat na teden pol-urni sestanek, na katerem se pogovorimo o delu, ki ga opravljamo, prav tako pa lahko razpravljamo o kakršnih koli vprašanjih, dilemah ali situacijah, v katerih nismo prepričani, kako bi ravnali. Kot novo zaposlena sem imela tudi na teh sestankih možnost, da povprašam o procesih in načinu dela ter se učim od dela in poklicnih odločitev drugih sodelavcev.

Enkrat na teden imam sestanek z mentorico, na katerem mi poda povratno informacijo, pa tudi prosi, da ji jaz podam povratno informacijo ter izrazim svoje interese za učenje, delo in projekte za vnaprej. Na teh sestankih se z mentorico pogovarjava tudi o tem, kako se vključujem v tim, v delovni prostor in kako prispevam k viziji podjetja. To mi pomaga, da uvidim svojo vrednost v podjetju ter razčistim nejasnosti pri delu ali vlogi, če se te pojavijo. Podobno imam enkrat na dva tedna sestanek z vodjo, na katerem se lahko pogovoriva o mojem delu, učenju in nadaljnjem razvoju. Ti sestanki so predvsem na začetku zelo pomembni, saj zaposlenemu na tak način pomagamo, da najde svoje mesto, obenem pa mu damo priložnost, da postavi vprašanja in izrazi morebitne dileme.

V prvem mesecu mi je bilo tudi pomembno, da sem imela čas za socializiranje, da sem lahko nove sodelavce spoznala preko skodelice kave, da sem različne oddelke na kadrovskem področju lahko spoznala neposredno preko ljudi, ki so zaposleni na oddelkih. Kot mentor ali prijatelj na delovnem mestu lahko novo zaposlenega spoznate z različnimi ljudmi in jim pomagate pri navezovanju stikov tako, da zanje skličete kratek spoznavni »sestanek«.

Zaradi v začetku omenjenih raziskav in predvsem pri izhajanju iz lastne izkušnje menim, da je premišljen in dobro načrtovan onboarding neprecenljive vrednosti. Novo zaposlenega hitro in učinkovito pripravi na novo delovno mesto in vlogo, obenem pa ga integrira v delovno okolje, kulturo in mentaliteto delovne organizacije.

 

Ajda Novak