Pomen offboardinga v organizacijah v času velike resignacije

26.05.2022

Mnoge delovne organizacije vlagajo človeški in denarni kapital v optimizacijo procesa onboardinga, ocenjevanja uspešnosti in razvoj zaposlenih, velikokrat pa pozabijo na proces offboardinga, ki se začne v trenutku, ko se zaposleni odloči končati zaposlitev v določenem podjetju. Vseeno pa je offboarding ključen za ohranjanje ugleda organizacije in optimiziranje izkušnje zaposlenih, ki ostajajo v podjetju, predstavlja pa tudi ugodno priložnost za mreženje.

Offboarding je proces, ki vodi k formalni razdružitvi zaposlenega od podjetja zaradi zaključka dela ali upokojitve. Vključuje lahko prenos delovnih nalog in obveznosti na sodelavca, deaktiviranje pravic in gesel, vračanje delovne opreme in zaključni pogovor oziroma intervju, preko katerega lahko organizacija dobi pomembno povratno informacijo o delovnem okolju in razlogih, zaradi katerih zaposleni odhaja. 

Organizacije, ki za zaposlenega skrbijo od prijave na delovno mesto do trenutka, ko zaposleni zapusti organizacijo, pošiljajo jasno sporočilo o tem, kako pomembni so zanje njihovi zaposleni. Če si vzamemo čas za offboarding zaposlenih s tem pokažemo, da nam je mar za več kot le prispevek zaposlenega k uspehu organizacije.

Poleg zagotavljanja prijetne izkušnje zaposlenim, ki zapuščajo našo organizacijo, pa lahko z offboardingom dobimo tudi zelo pomembne informacije o tem, zakaj se je zaposleni odločil zapustiti. Te informacije lahko uporabimo za ohranjanje trenutno zaposlenih.

Zakaj je offboarding tako pomemben?

Ko zaposleni odide, lahko postane zagovornik ali nasprotnik podjetja. To lahko vpliva na delavce, ki razmišljajo o zaposlitvi v vašem podjetju. Zagovornik bo podjetje prikazoval v dobri luči in se z veseljem spominjal let, ki jih je preživel v podjetju. Nasprotnik podjetja vaše delovne organizacije ne bo priporočil nikomur in lahko na dolgi rok škodi ugledu in uspehu podjetja. Saj veste, zadovoljni zaposleni najbolje prodajajo vašo delovno organizacijo.

Če si v procesu offboardinga vzamemo čas za razumevanje izkušnje zaposlenega in razlogov za odhod, damo tako delovni organizaciji in zaposlenemu priložnost za rast in razvoj ter mreženje.

Offboarding lahko pozitivno ali negativno obarva tudi blagovno znamko delodajalca. Raziskave so ugotovile, da več kot polovica aktivnih iskalcev službe pred prijavo na delovno mesto preveri ocene na zaposlitvenih portalih kot je npr. Glassdoor. Danes redkokdo izgublja čas s prijavo na delovna mesta organizacije, ki ima med preteklimi zaposlenimi nizke ocene zaradi takšnih ali drugačnih razlogov.

S takšno transparentnostjo ima vsaka odločitev delovne organizacije vpliv na njen ugled oziroma na blagovno znamko delodajalca. Na blagovno znamko delodajalca ne vpliva le plačilo za delo in druge bonitete, ampak konsistentna pozitivna izkušnja zaposlenega. Offboarding je tako zadnja priložnost, da delovna organizacija pusti pozitiven pečat na zaposlenemu ter tako uporabi glas nedavno zaposlenih, saj so ti najglasnejša pohvala podjetju, ki dobro skrbi za zaposlene.

Poleg ugleda delodajalca lahko offboarding vpliva tudi na odločitev delavca, da se ponovno zaposli v organizaciji, v kateri je v preteklosti že delal. Glede na nedavno študijo naj bi se približno 15 % delavcev vrnilo k preteklemu delodajalcu, HR strokovnjaki in menedžerji pa ob tem opozarjajo na prednosti, ki jih imajo taki kandidati pred novimi kandidati, med drugim poznavanje organizacijske klime in kulture. Več o organizacijski kulturi lahko preberete na naslednjih dveh povezavah:

Zakaj je organizacijska kultura pomembna in kako jo vzpostavimo?

Pozitivna organizacijska kultura - pozitivni učinki na zaposlene in podjetje

Izhodni intervju kot ključni del offboardinga

V procesu offboardinga pa ne pozabimo na izhodni intervju, s katerim pridobimo podatke o tem, zakaj se je zaposleni odločil zapustiti delovno organizacijo. Raziskave so pokazale, da zaposleni največkrat zapustijo delovno organizacijo zaradi omejenih možnosti za učenje in nadaljnji profesionalni razvoj. Seveda pa lahko k odločitvi za zapustitev podjetja pripomorejo mnogi drugi dejavniki. Če te dejavnike poznamo, lahko ugotavljamo negativne vzorce v podjetju in pravočasno ukrepamo, da uspešno ohranjamo zaposlene, ki še ostajajo v podjetju.

Nekaj pomembnih vprašanj, na katera naj v izhodnem intervjuju ne pozabimo:
• Zakaj ste začeli iskati novo delo?
• Če bi lahko v delovni organizaciji spremenili karkoli bi želeli, kaj bi izbrali?
• Se vam zdi, da je bila vaša vloga jasna in delovne naloge primerno opredeljene?
• Kako ocenjujete način vodenja v organizaciji?
• Ste imeli občutek, da ste imeli na voljo vire in informacije, da ste lahko uspešno opravljali svoje delo?
• Kako bi opisali organizacijsko kulturo?
• Ste od vodje in sodelavcev prejemali redno in konstruktivno povratno informacijo?
• Kaj vam je bilo najbolj všeč pri delu v našem podjetju?
• Katere bonitete menite, da v organizaciji manjkajo?
• Ali bi lahko naredili kaj, da bi še naprej delali v naši delovni organizaciji?
• Kako bi lahko podjetje postalo boljši prostor za zaposlenega?
• Kakšen nasvet bi dali svojemu timu ali vodji?
• Ali menite, da obstaja možnost, da bi se v prihodnosti vrnili k nam?
• Ali bi naše podjetje priporočili prijateljem ali sorodnikom?

Odgovori na ta vprašanja nam bodo pomagali opredeliti močne in šibke točke naše delovne organizacije in organizacijske kulture, obenem pa izpostaviti ključne vzroke za odločitev o odhodu iz organizacije.

Primeri iz prakse – kako uspešno organizirati predajo dela in se posloviti od sodelavca

1. Priprava zidu z željami
Od zaposlenega se želijo sodelavci primerno posloviti. Zato lahko pred odhodom zaposlenega pripravimo virtualni zid (npr. Kudoboard), na katerega lahko sodelavci zaposlenemu »zalepijo« svoje želje, zahvale, najlepše spomine in celo kakšne slike, ki so ostale iz skupnih druženj in zabavnih dogodkov.

2. Predaja delovne opreme
Deloma samoumevna, pa vendar: pred odhodom se z zaposlenim ne pozabimo dogovoriti za predajo delovne opreme ob času in na lokaciji, ki ustreza tako zaposlenemu kot delodajalcu.

3. Priprava predaje dela
Z zaposlenim se pred odhodom, čim prej po vložitvi odpovedi, pogovorimo o predaji dela. Lahko ga prosimo, da ustvari dokument (npr. Excel ali Word dokument), v katerega zabeleži vse tekoče projekte in delo, ki ga opravlja. Tako olajša delo drugim sodelavcem v timu in poskrbi za bolj tekočo predajo dela na naslednjega zaposlenega, ki bo prevzel njegovo delovno mesto ali delo. Prav tako ta dokument ostaja osrednji vir pomembnih informacij, ki jih drugi v timu potrebujejo za svoje delo še dolgo po tem, ko zaposleni več ne dela v organizaciji.

4. Izhodni intervju
V izhodnem intervjuju od zaposlenega dobimo pomembne informacije o kulturi in klimi v podjetju, prav tako pa ga lahko uporabimo zato, da zaposlenega povabimo v prihodnje sodelovanje. Nekateri zaposleni se namreč odločijo kasneje v življenju vrniti v podjetje, v katerem so delali prej, če imajo seveda na delovno organizacijo prijetne spomine.

5. Organizacija zadnjega delovnega dne
Zadnji delovni dan lahko zaposlenemu pripravimo kratko druženje, npr. popoldansko malico s prigrizki in šampanjcem, skupno kosilo v odmoru ali pa organiziramo druženje po koncu delovnega dne. Tako bomo dali zaposlenemu priložnost, da se od sodelavcev poslovi, obenem pa zadnjo popotnico in »pečat« podjetja, preden začne delati v drugi delovni organizaciji. Na druženju lahko zaposlenemu, ki odhaja damo tudi darilo, ki naj bo simbolično in naj pokaže, da zaposlenega dobro poznamo. Darilo naj zato izberejo najbližji sodelavci.

 

Ajda Novak