Učinkoviti letni razgovori

29.01.2021

Letni razgovori vsako leto predstavljajo enega ključnih orodij za učinkovito vodenje, predstavljajo:

• osnovo za ocenjevanje uspešnosti pri delu,
• načrtovanja nadaljnjega razvoja,
• uskladitev pričakovanj in ciljev,
• izobraževanja in poklicne poti zaposlenih.

Letos smo se znašli v precej drugačni situaciji kot prejšnja leta, saj je večina zaposlenih letos vsaj nekoliko spremenila svoj ustaljeni način in pogoje dela. Zaradi svetovne pandemije so se zabrisale meje med zasebnim in profesionalnim življenjem, delovni čas in delovne obveznosti so se pri večini raztegnile, marsikdo je občutil tudi več neprijetnih čustev (strah, tesnoba, jeza, nemoč, ...) in za večino je bilo leto bolj stresno kot običajno. Vodje morda imate občutek, da lahko letne razgovore letos zaradi vseh ostalih skrbi potisnemo na stranski tir. Je temu res tako?

V času krize, kot je tudi pandemija COVID-19, je še pomembnejše, da najdemo čas za letne razgovore, saj predstavljajo način, da pregledamo dosežene cilje zaposlenega in organizacije v preteklem letu, postavimo nove cilje in pri tem poudarimo vlogo vsakega zaposlenega. Letni razgovor je vir ključnih povratnih informacij, zaposlenega vodji in vodij zaposlenemu. Predstavlja nekakšen most, ki vodjem pomaga bolje razumeti specifično situacijo vsakega zaposlenega, ki vpliva na njegovo delo. Več o vlogi vodje in zaposlenega pri letnih razgovorih lahko preberete v tem prispevku. 

5 trikov za učinkovite letne razgovore:

1. Na letnem razgovoru se osredotočite na razvoj.

Naj letni pogovor ne bo pogovor o viški plači, ampak naj bo razvojno orodje. Preverite načrte in želje zaposlenega za prihodnost, opredelite načrt aktivnosti in konkretno vlogo zaposlenega, vodje in podjetja pri tem. Načrtujte razvojne aktivnosti, vezane na šibkejša področja zaposlenega, z namenom višanja kompetenc posameznika.

2. Na letnem razgovoru aktivno vključite zaposlenega.

Preverite, ali se zaposleni strinja s povedanim, in mu dajte priložnost, da izrazi svoja čustva, mnenje in ideje za prihodnje delo. Hkrati pa zaposlenemu omogočite, da se na razgovor pripravi, da bo lažje podajal povratne informacije in izražal svoje mnenje. Po vsaki podani povratni informaciji preverite, kako situacijo vidi zaposleni. Namen je, da se naši pogledi na stvari čim bolj poenotijo, ter da razumemo eden drugega.

3. Na letnem razgovoru aktivno poslušajte in radovedno sprašujte.

Bodite radovedni o posamezniku, informacije zbirajte z iskrenim zanimanjem o mnenju, doživljanjih in idejah zaposlenih. Pri tem vam lahko pomagajo odprta vprašanja – to so tista na katera posameznik ne more odgovoriti zgolj za »da« ali »ne«. Primeri: kaj, kako, kje, na kakšen način, kdo,... Izognite pa se vprašanju zakaj, saj ima lahko nekoliko obtožujoč prizvok.
Ko vprašate pa je na vrsti ključni del – aktivo poslušanje. To pomeni, da poslušate in slišite posameznika, se za njegovo mnenje in pogled zanimate in ga resnično želite razumeti. To ne pomeni, da se moramo v vsem strinjati, dobro pa je, da razumemo.

4. Na letnem razgovoru sprejmite povratno informacijo.

Brez predsodkov izrazite hvaležnost za povratne informacije, tudi v primeru, da se z njimi ne strinjate, saj je pomembno, da imajo zaposleni občutek, da je njihovo mnenje slišano. O tem razmislite kasneje in si ustvarite končno mnenje v miru. Ne moremo vedno ugoditi vsemu, lahko pa vedno prisluhnemo.

5. Pri letnih razgovorih ohranite znano strukturo.

Zaposleni si v tem obdobju velikih sprememb in negotovosti na svetovni ravni želijo konsistentnosti in stabilnosti, zato je priporočljivo, da ohranite strukturo razgovora, ki je zaposlenim že poznana. Letni razgovor načrtujte vnaprej in se z zaposlenim uskladite glede tega, kdaj si lahko zagotovi miren prostor, brez zunanjih motenj.

V preteklem letu smo se vsi soočili s povsem novo situacijo, ki je pustila pomemben pečat na naših življenjih. Ključno je, da v času nestabilnosti še bolj poudarimo človeškost. Pri delu ohranimo sočutje do sočloveka ter različnih situacij, v katerih se nahajajo. Zapomnite si, biti človek v takih časih je ključno, saj s tem lahko zelo vplivamo na motivacijo in pripadnost posameznika. 

VIRI

https://www.hays.com.au/blog/insights/managing-staff-appraisals-during-covid-19
https://www.fastcompany.com/90595654/7-climate-actions-that-biden-could-take-on-his-first-day
https://www.xperthr.com/editors-choice/coronavirus-covid-19-conducting-performance-appraisals-during-the-pandemic/45700/